يختلف الخبراء في تعريف مفهوم إدارة الوقت، إذ يجمع البعض على أنها لا تعني إرهاق نفسك بالعمل المستمر طيلة اليوم،ولا تعني القيام بالأعمال بصورة أسرع بقدر ما تعني تنفيذ الأعمال الصحيحة التي تخدم الأهداف بصورة فعالة. في حين يعرف البعض الآخر إدارة الوقت، بإدارة الفرد لذاته ونفسه في المقام الأول، ثم إدارة الأعمال التي نقوم بها في حدود الوقت المتاح
تكمن فوائد إدارة الوقت في جوانب كثيرة نذكر منها السيطرة الكاملة على الوقت مما يساعد الفرد على معرفة ما يقوم به بشكل أفضل واستثماره في إنجاز الأعمال وتحسين الإنتاجية بتفويض صلاحية القيام ببعض المهام لغيرك من المساعدين ومنح العمل مدة أطول من الوقت. كذلك معرفة الأعمال المضيعة للوقت والتغلب عليها لزيادة وتوفير الوقت
أسباب إضاعة الوقت
إذا دققنا النظر في واقع البشر وطبيعة عيشه، سنجد أن هناك عاملين أساسيين يؤثران بشكل كبير على هدر الوقت هما القيم والعادات. فالإنسان يحصل على اعتقاداته وتمثلاته من المحيط الذي ينشأ فيه. فتبدأ الصورة بالتكون بداية من النواة الأولى (العائلة) ثم المدرسة و المجتمع … هذا المحيط الإجتماعي الذي لا نستطيع إنكار تأثيره علينا، هو ما يجعلنا بالأساس نضيع الوقت. فالأسرة التي تغرس في أبنائها تنظيم الأولويات والتعامل الأمثل مع الوقت، وتتعامل هي أيضًا بشكل منظم ومرتب، وغير مهدر للوقت، تنشئ أبناء لديهم شعور بأهمية الوقت وعدم التفريط فيه وتضييعه. على العكس من ذلك الأسر التي تتعامل بفوضوية وعدم اكتراث بعقارب الساعة، تغرس في أبنائها الميل إلى تضييع الوقت، وتقتل لديهم القيمة الحقيقية للزمن
باختصار إن لم يكن المجتمع الذي نعيش فيه لديه قناعة بأهمية الوقت؛ فسينشئ أفرادًا غير منضبطين في تعاملهم مع الوقت. فأنت مبرمج على عادات (سلبية أو إيجابية)، اكتسبتها من عائلتك والمحيط الخاص بك، هذه البرمجة عملت عملها في اعتقاداتك في قدرتك على ضبط وقتك، والتعامل الإيجابي الجاد مع عقارب الساعة
الصعوبات التي تؤثر على إدارة الوقت
العادات
السلوك و التصرفات
عبء العمل
ثقافة المؤسسة
خطوات لضمان إدارة الوقت, تحديد الأهداف المراد تحقيقها
التخطيط الجيد والالتزام بالتسلسل بالمهام دون التجاوز أو التأجيل عن أيٍ منها
ترتيب الأمور بما يتماشى مع أي مفاجئ قد يطرأ على حياة الإنسان، بمعنى أدق وضع خطة بديلة في حال حدوث طارئ
اختيار الأولويات المنوي البدء بها في جدول الأعمال
رصد جدول المهام لليوم التالي مسبقاً
الحرص على الالتزام التام بتنفيذ المهام الموضوعة في جدول المهام
تثمين قيمة الوقت للحرص على تنظيمه والالتزام بذلك
الاستيقاظ في وقتٍ مبكر يومياً للبدء بتنفيذ المهام
الإعداد المسبق للمهام
عدم التفكير بأمور أخرى خلال العمل
ترتيب الأهداف بدءاً من الأهم فالمهم وهكذا
منح وقت كافي للتركيز والتفكير
تفويض المسؤوليات وتوكيلها لأصحاب الكفاءة
العمل على تقييم المهام المنفذة ومراجعتها أولاً بأول للتأكد من خلوها من الأخطاء قبل تسليمها
